В бюджетном учреждении бухгалтерские проводки удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Особенности удержания отпускных за неотработанные дни при увольнении

Сам отпуск осуществляется за счет фирмы, выплата включается в перечень расходов для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль.

Ответ

Счёт 209 «Расчёты по компенсации затрат» используют только в том случае, если сотрудник не согласен с суммой долга и отказывается возвращать переплату.

В случае, если сотруднику отпускные были выданы авансом, то задолженность, которая образовалась при перерасчёте, в результате увольнения необходимо перенести со счёта 302.11 «Расчёты по заработной плате» на счёт 206.11 «Расчёты по заработной плате».

Операции по внесению работником задолженности по заработной плате в кассу учреждения отразите через счёт 206.11, предварительно сторнировав начисления, и откорректировав дебетовый остаток по счёту 302.

Обоснование

Как удержать излишне выплаченную зарплату

Бухучет

Как отразить в бухучете удержание с сотрудника излишне выплаченной зарплаты

Если зарплату сотруднику начислили и выплатили в большем размере по ошибке, оформите одновременно две проводки:

1. скорректируйте излишне начисленные суммы способом «красное сторно»;

2. переведите задолженность на счет 206.11 «Расчеты по оплате труда».

Обе проводки оформите Бухгалтерской справкой (ф. 0504833). В ней укажите номер и дату исправляемого журнала операций, обоснуйте исправления (п. 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Со счета 206.11 переплату переведите на счет 209.30 «Расчеты по компенсации затрат», если:

 сотрудник не согласен с размером переплаты и отказывается ее вернуть;

 в течение года сотрудник не вернул долг или его вовремя не удержали. Дело в том, что просроченную дебиторскую задолженность по расходам на счете 206.11 отражать в Балансе нельзя.

Это следует из пункта 220 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пунктов 80, 86 Инструкции № 162н, пунктов 102, 109 Инструкции № 174н, пунктов 105, 112Инструкции № 183н и подтверждено в пункте 4 письма Минфина России от 9 ноября 2016 № 02-06-10/65506, пункте 1.1.8 приложения к письму от 2 февраля 2017 Минфина России № 02-07-07/5669 и Казначейства России № 07-04-05/02-120, пункте 1.1.5 письма от 30 декабря 2015 Минфина России № 02-07-07/77754, Казначейства России № 07-04-05/02-919.

В учете бюджетных учреждений:

Корректировку и удержание излишне выплаченной зарплаты отразите проводками:

Если сотрудник не погасил задолженность до конца года или оспаривает сумму переплаты, сделайте проводку:

Когда удерживаете переплату из следующей зарплаты, сделайте проводки:

Такие правила установлены в пунктах 73, 85, 102, 109, 128 Инструкции № 174н, пункте 4 письма Минфина России от 9 ноября 2016 № 02-06-10/65506, пункте 1.1.8 приложения к письму от 2 февраля 2017 Минфина России № 02-07-07/5669 и Казначейства России № 07-04-05/02-120.

Бухгалтерский и налоговый учет

Как от всех доходов, от заработной платы вычитается и переводится в казну работодателем, выполняющим функции агента по налогам, НДФЛ по стандартному тарифу 13 % для резидентов (лиц, проживающих на территории России более 183 дней в году без выездов) и 30 % для нерезидентов (не проживающих в пределах России подряд 183 дня в году), а также страховые взносы во внебюджетные фонды по общей ставке 30 %.

Сам отпуск осуществляется за счет фирмы, выплата включается в перечень расходов для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль.

Во-первых, на день выплаты за отпуск предприятие не допустило ошибок в ведении учета операций, так как проблема связана не с самими отпускными, а с прекращением трудового договора до завершения календарного года.

Уточнение данных за время до отпуска и в процессе отпуска не осуществляется, ошибок по законодательству нет. Корректорские действия необходимы за период самого увольнения.

Налоговые нюансы прощения отпускного аванса

Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.

Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.

Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале«НДФЛ с неотработанных отпускных подлежит возврату».

Как отразить удержание за неотработанные дни отпуска проводки бюджет

В нем нужно указать полные Ф.И.О. работника, какое число дней отпуска было предоставлено ему излишне, с каких денежных средств будет выполняться удержание, точная сумма. С составленным бланком нужно ознакомить сотрудника под роспись. В нем также рекомендуется сделать графу, в какой работник будет не только расписываться, но и письменно выражать свое согласие на удержание.

При каких условиях могут появиться неотработанные дни отпуска ТК определяет, что возможность получить ежегодный оплачиваемый отпуск у каждого сотрудника возникает только после того, как он будет трудиться в компании не меньше 6 месяцев.

Причем взять он может сразу полный период.

Однако, если в дальнейшем у него возникнет желание произвести увольнение, то от него потребуется вернуть денежные средства, которые были выданы за неотработанные дни отдыха.

Закон обязывает каждого работодателя перед началом нового года оформлять и вводить в действие график отпусков на будущий период.

В случае, если сотрудник отправляется отдыхать сразу в начале года, то может создаться прецедент, что отпуск будет начислен фактически авансом за весь будущий год.

Ведь перед тем, как отпустить работника отдыхать, кадровик производит расчет даты, по которую предоставляется время отпуска. В этом случае действует правило, что каждый полный месяц дает право на 2,33 дня оплачиваемого отдыха. Помимо основного периода, законом либо внутренними нормативными актами еще может предоставляться дополнительный отпуск.

Внимание! Поскольку отдых ему уже предоставлен, но фактически данные дни еще не отработаны, то при увольнении бухгалтеру придется произвести удержание за неотработанный отпуск при увольнении.

Бухгалтерские проводки Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неиспользованный отпуск при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году. При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами.

Удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении в 1С ЗУП: проводки, приказ

Чтобы рассчитать нужно количество дней отдыха разделить на 12.

Этот же принцип можно использовать при расчете дополнительного отпуска, компенсации.2. Умножить дни на число месяцев, которые нужно отработать.

Так рассчитывается продолжительность неотработанного отдыха в сутках.

Если в результате получилось дробное число, то округлять его нужно в пользу сотрудника.3.

и НДФЛ перечисленные ранее, позже будут компенсированы из бюджета.Допустим, сотрудник использовал часть из 28 дней отпуска авансом. Сразу после выхода на работу написал заявление на увольнение. Расчеты показали, что отдых за 3,8 месяца рабочего года был предоставлен авансом.

Полученную цифру следует округлить до 4.

За каждые сутки стандартного 28-дневного отпуска положено: 28 / 12 = 2.3 дня работы. Получается, что сотрудник «должен» организации: 2,3 х 4 = 9,2, или 9 дней работы. за день составил 250 руб. Рассчитаем сумму удержаний: 9 х 250 = 2250 руб.Удержание осуществляется из причитающейся сотруднику заработка в день увольнения.

При этом сумма не может превышать 20 % зарплаты.

Вернуть разницу можно добровольно, договорившись с сотрудником, или в судебном порядке.Ежегодный отпуск состоит из основного и дополнительного.

Правила расчета периода отдыха рассчитываются одинаково во всех случаях, кроме доплат за вредные или опасные условия труда. Удержания с этих категорий компенсаций также не осуществляются.

При увольнении сотрудника суммы, предоставленные за неотработанные дни, должны быть удержаны из его зарплаты.

Если это невозможно ввиду отсутствия у того заработанных средств, работодатель может обратиться в суд за взысканием.

Бухгалтерский учет возмещения задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении работника

273 Инструкции № 157н[1], п. 108 Инструкции № 162н[2], п. 139 Инструкции № 174н[3], п.

167 Инструкции № 183н[4]. Сумма задолженности работника за неотработанные дни отпуска, рассчитанная при его увольнении, подлежит учету на счете 0 209 82 000 «Расчеты по недостачам иных финансовых активов» в соответствии с п.

221 Инструкции № 157н (с учетом изменений, внесенных Приказом № 89н[5]), п. 85 Инструкции № 162н, п. 108 Инструкции № 174н, п. 111 Инструкции № 183н. На основании п.

«Увеличение дебиторской задолженности по недостачам иных финансовых активов»

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Прежде чем выполнять регистрацию удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении в 1с 8.3 ЗУП, необходимо определиться с тем, какой именно вариант удержания будет выполняться:

• как сторно начислений (при этом происходит уменьшение облагаемой базы по НДФЛ и страховым взносам),
• либо как обычное удержание (база не уменьшается).

Отношения наемного работника и работодателя регулируются Трудовым кодексом РФ. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (ст. 122 ТК РФ). Подробнее о предоставлении отпусков и их оформлении читайте здесь. Отпускные работнику следует рассчитывать по общим правилам, установленным в статье 139 ТК РФ.

Не останавливаясь подробно на правилах расчета среднего заработка для оплаты отпуска, отметим лишь, что в соответствии с новой редакцией ТК РФ с 6 октября 2006 года устанавливается новый порядок его расчета.

Расчетный период будет составлять 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (сейчас три), а среднемесячное количество рабочих дней — 29,4 (сейчас 29,6). 12 календарных месяцев (ст.

139 ТК РФ), предшествующих периоду расчета отпуска будут браться перед 1 числом месяца ухода в отпуск.

Подробнее об изменениях в трудовом законодательстве читайте здесь.

Итак, работник может получить отпуск не за фактически отработанное время, а «авансом». И часть выплаченных ему отпускных будет являться авансом за предстоящую работу в организации.

Общая информация об удержании за неотработанные дни при увольнении

Если сотрудник отработал в организации 6 месяцев, то по законодательству ему положено предоставить отпуск. При этом размер отпуска допускается за весь период (за 12 месяцев).

Если в будущем такой работник решает уволиться, не доработав 12 месяцев, то он должен вернуть плату за дополнительные дни отпускного периода.

Также часто бывает, что по графику отпусков работнику данный период предоставляется в начале года, то есть авансом. Если сотрудник увольняется, не доработав данный период, то бухгалтерия обязана вычесть из его зарплаты неотработанные дни.

При этом сумма удержания не должна превышать 20% от расчета при увольнении.

Бывает внутри организации сотруднику могли предоставлять дополнительный отпуск. Это еще один случай, когда будет проводиться удержание.

Удержание отпускных при увольнении: правовые основания

В то же время работодателям нужно помнить, что максимальная сумма всех удержаний ограничена 20% от каждой причитающейся зарплаты (ст. 138 ТК РФ). Превышать этот предел нельзя даже при наличии согласия работника об удержании полной суммы.

возмещение вреда, причиненного здоровью или в связи со смертью кормильца, морального вреда и вреда, причиненного преступлением (пп. 1 п. 1 ст. 111 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.

2007 № 229-ФЗ). Только после удержания указанных сумм работодатель может взыскивать «авансовые» отпускные с увольняющегося работника, и то, если общий размер всех вычетов не превысит 20% от зарплаты.

Работник не обязан возвращать отпускные в полной сумме, даже если условие об обязательном возмещении переплаты по «неотработанным» отпускным включено в локальный акт (трудовой, коллективный договор и т.п.). Поскольку это противоречит статье 9 ТК РФ и ухудшает положение работников, применению такие локальные нормы не подлежат.

Поскольку работодатель не вправе превысить 20-процентный лимит удержания из зарплаты увольняющегося работника, оставшуюся часть отпускных работник может вернуть в кассу или на счет работодателя добровольно.

Но если у уволившегося такого желания нет, взыскать с него задолженность уже нельзя.

Нужно учесть, что если раньше вопрос принудительного взыскания отпускных считался спорным и суды все же могли принимать решение в пользу работодателя, то сейчас вывод о невозможности взыскания – однозначная позиция Верховного Суда РФ, которой обязаны следовать суды общей юрисдикции: задолженность за дни отпуска, полученные авансом, взысканию в судебном порядке не подлежит, в том числе и в случае, когда работодатель не смог ее удержать вследствие недостаточности суммы заработка, причитающегося при увольнении (определение ВС РФ от 25.10.

При определении периода переплаты, необходимо учитывать такие нюансы:

• работник может претендовать на полный отпуск или компенсацию за него, если им было отработано 11 месяцев или больше;
• при ликвидации компании начисление отпускных в полном объеме (за 28 дней) возможно в отношении лиц, чей стаж составляет более 5,5 месяцев;
• подсчет количества заработанных дней отпуска ведется пропорционально фактически отработанному времени.

Удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении в 1С ЗУП: проводки, приказ

Работник заранее использовал отпуск и увольняется. Деньги выплачены, но время не отработано. Как вернуть средства? Как просчитывается удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении?

Проблема

Сотрудник, отработавший шесть и более месяцев, имеет право на оплачиваемый отпуск. Работодатель должен предоставить ему все 28 дней отдыха.

По предварительному соглашению отпуск может быть использован авансом. Законодательством не предусмотрены нормы расчета дней пропорционально отработанным часам либо иным периодам.

За второй и последующий годы отпуск может предоставляться сотруднику в любое время по графику.

Пример. Сотрудник был оформлен на предприятие 21 декабря 2012 года и работал до 20 декабря 2013-го включительно. Право на отпуск в 28 дней у него возникнет c 21 июня.

По соглашению сторон, он может воспользоваться им раньше этого времени.

Если сотрудник уйдет с работы до окончания отчетного года (20 декабря), то с его зарплаты вычитываются удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Правила

Удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении рассчитываются во всех случаях, кроме следующих:

• отказ сотрудника от перевода на другую должность, необходимую ему по медицинским показаниям, либо отсутствие у работодателя нужной вакансии;
• ликвидация предприятия, прекращение деятельности ИП;
• сокращения штата сотрудников организации, ИП;
• смена собственника предприятия;
• призыв сотрудника на военную службу;
• восстановление лица, ранее выполнявшего работу, по решению суда или госинспекции по труду;
• признание человека нетрудоспособным;
• смерть сотрудника;
• наступление чрезвычайных обстоятельств: военных действий, катастрофы, стихийного бедствия, крупной аварии, эпидемии.

Если сотрудник, которому был предоставлен отпуск, уходит с работы по любым другим причинам, в обязательном порядке рассчитываются удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Удержание осуществляется за сутки отпуска, не отработанные в течение 12 месяцев, в счет которых сотрудник уже получил деньги. Чтобы рассчитать период отпуска, нужно количество дней отдыха разделить на 12. Чтобы узнать сумму удержаний, нужно выполнить такую последовательность действий:

1. Рассчитываем количество месяцев, оставшихся до окончания года, за который получены деньги. Законодательно не установлен порядок подсчета. Поэтому лучше руководствоваться правилами расчета отпускных и количество месяцев округлять до целых. Этот же принцип можно использовать при расчете дополнительного отпуска, компенсации.

3. Полученную цифру нужно умножить на средний заработок за день, исчисленный при оплате отпуска. Это и будут удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении. Страховые взносы и НДФЛ перечисленные ранее, позже будут компенсированы из бюджета.

Пример

Допустим, сотрудник использовал часть из 28 дней отпуска авансом. Сразу после выхода на работу написал заявление на увольнение. Расчеты показали, что отдых за 3,8 месяца рабочего года был предоставлен авансом. Полученную цифру следует округлить до 4.

За каждые сутки стандартного 28-дневного отпуска положено: 28 / 12 = 2.3 дня работы. Получается, что сотрудник «должен» организации: 2,3 х 4 = 9,2, или 9 дней работы. Средний заработок за день составил 250 руб. Рассчитаем сумму удержаний: 9 х 250 = 2250 руб.

Удержание осуществляется из причитающейся сотруднику заработка в день увольнения. При этом сумма не может превышать 20 % зарплаты. Вернуть разницу можно добровольно, договорившись с сотрудником, или в судебном порядке.

Ежегодный отпуск состоит из основного и дополнительного. Правила расчета периода отдыха рассчитываются одинаково во всех случаях, кроме доплат за вредные или опасные условия труда. Удержания с этих категорий компенсаций также не осуществляются.

Юридические аспекты

При увольнении сотрудника суммы, предоставленные за неотработанные дни, должны быть удержаны из его зарплаты. Если это невозможно ввиду отсутствия у того заработанных средств, работодатель может обратиться в суд за взысканием. Но если не будет доказано, что действия сотрудника привели к нарушению порядка расчетов, то в иске, скорее всего, будет отказано.

Удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении: проводки

Бюджет доходов и расходов организации может предусматривать создание резерва для таких выплат. Тогда в балансе делается следующая проводка: ДТ96 КТ70. Во всех остальных случаях сторнирование отпускных оформляется так: ДТ20 КТ70.

Ндфл и взносы

Как пересчитываются взносы, удержанные при выплате отпускных? Все зависит от того, хватит ли суммы последней зарплаты для взимания. Если причитающихся средств хватает для выплаты долга, то выполняются следующие действия.

1. В БУ отражается начисление зарплаты. При этом не рассчитываются удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении. НДФЛ, взносы калькулируются по стандартной схеме. Излишне удержанные суммы сторнируют, если годовая отчетность еще не подписана. Иначе придется исправлять данные в балансе.

2. При выплате отпускных в бюджет перечисляется НДФЛ. Излишние суммы должны быть возвращены сотруднику. Чтобы сумму пересчитали, нужно предоставить в ФНС уточняющую справку 2-НДФЛ и отразить в ней все расчеты.

Взносы были исчислены без ошибок, обновлять данные не нужно.

Нюансы

По результатам расчетов может образоваться отрицательная сумма взносов. Это означает, что начисленная выплата меньше излишней. Возможны несколько вариантов исхода событий:

• суммы заработка хватает, и бухгалтерия просто осуществляет удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении (пенсионера или любого другого работника — не суть важно);
• заработка не хватает, сотрудник соглашается добровольно вернуть «излишек» полученных сумм в кассу;
• зарплаты не хватает, сотрудник идти на компромисс не хочет, организация подает иск и взимает средства через суд.

В первых двух случаях подаются корректирующие справки в зависимости от того, в каком году сотрудник был трудоустроен: СЗВ-6-1 (2) – до 2012 года и СЗВ-6-4 – с 01.01.2013. В скорректированных формах взносы должны быть уменьшены на сторнированные суммы. Также желательно предоставить уточненный расчет.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении, проводки в 1с

Во время увольнения сотрудника, работающего по трудовому договору раньше, чем завершится рабочий год, но при этом заранее побывавшего в отпуске, начальник предприятия вправе произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Проводки в 1С в бухгалтерии учета удержаний для определенных сотрудников и административно-хозяйственных единиц могут отличаться.

Возврат отпускных

В ситуации, когда из последней заработной платы нет возможности удержать необходимую сумму для возврата авансом выданных отпускных, нужно договариваться и предложить сотруднику вернуть эту сумму добровольно. В противном случае организации не удастся её взыскать в судебном порядке.

Статьёй 137 трудового законодательства РФ предусмотрено, что в случае увольнения работника эта задолженность удерживается из его заработной платы. Иными словами, установленная норма позволяет выполнить удержания исключительно из заработной платы, полученной последний раз перед расчётом.

Несмотря на то что норма, которая запрещала взыскать излишние авансовые отпускные через суд, была отменена, трудовое законодательство по-прежнему не позволяет решить эту проблему в суде.

Единственным правильным решением в такой ситуации будет договор с работником о добровольной денежной компенсации. Существует ряд обстоятельств, когда удержание отпускных невозможно в соответствии с трудовым законодательством.

Работник освобождается от возмещения в таких случаях:

• прекращение деятельности организации;
• отказ от перевода на другую должность по состоянию здоровья;
• военный призыв;
• смена владельца компании;
• предыдущий работник восстановлен в должности;
• работник признан недееспособным медицинской комиссией;
• смерть сотрудника или руководителя;
• форс-мажорные обстоятельства.

Если ни одно из перечисленных обстоятельств на момент увольнения выявлено не было, удержание нанимателем отпускных считается юридически обоснованным.

Работник также имеет право получить компенсацию при увольнении за отпуск по уходу за ребенком в полной мере, вне зависимости от отработанного времени.

Учет удержания неотработанных дней

Как именно отражается операция по возврату излишне полученной суммы за отпуск в финансовой отчетности, Министерство финансов РФ разъясняет в письме № 07−05−13/10 от 20.10.2004 г.

В нем рассматривается ситуация добровольного погашения долга работником.

Министерство финансов в этом документе ссылается на 11-ю главу, в которой указан порядок отображения и предоставления финансовой отчетности.

Существует установленный лимит удержаний из заработной платы. Наниматель не имеет права удерживать свыше 20% от положенной к выплате суммы (с вычетом налога НДФЛ). Переплата исправляется корректировочной проводкой или способом «красного сторно». Показываются и рассчитываются следующие данные:

• Дебет счетов учета производственных затрат корреспондирует с Кредитом счета расчетов с сотрудниками по оплате труда;
• компенсация, вносимая работником в кассу, показывается на Дебете счета «Касса» и Кредите сч. «Расчет с персоналом по оплате труда».

В случае если суммарный объем удержания превышает 20%, остаток придется удерживать другим способом. Наниматель может использовать возможность удерживания 20% из заработной платы сотрудника во время увольнения, не согласовывая свои действия с работником.

Если бюджетом организации предусмотрено формирование резервного фонда для подобного рода выплат, проводки удержания при увольнении за предоставленный авансом отпуск выполняются в балансе по дебету сч. 96 и кредиту сч. 70.

Для прочих случаев отмена первоначальной операции (сторнирование) производится по дебету сч. 20 и кредиту сч. 70. Для оформления проводки удержания излишне выплаченных отпускных при увольнении применяется красное Сторно.

Посредством того, что проводки имеют отрицательное значение, отчетность выравнивается за счет отрицательных значений и отпадает необходимость в дополнительной корректировке.

Повторный расчет НДФЛ и сборов

Процесс пересчета НДФЛ и страховых сборов обусловливается периодом увольнения работника. Если сумма заработной платы позволяет покрыть долг, тогда реализуются следующие операции:

• начисляется заработная плата, которую отражают в финансовой отчетности, не учитывая удержания невыработанных дней отпуска в период увольнения;
• во время выплат отпускных НДФЛ переводится в бюджет.

Сборы и НДФЛ рассчитываются в обычном порядке. Чтобы избежать исправлений данных в балансе, сторнировать излишне удержанные суммы следует до подписания годового отчета. Излишки денежных средств нужно вернуть работнику.

В программе «1-С Бухгалтерия» в настройках параметров учета необходимо открыть вкладку «Алгоритмы расчетов» и отметить пункты «Уменьшает налоги и взносы» и «Месячная норма времени по графику сотрудника».

Для пересчета суммы в Федеральную налоговую службу предоставляется уточняющая справка 2-НДФЛ в которой отражаются все операции.

Днем выплаты заработной платы считается последний день увольняемого сотрудника, следовательно, последняя зарплата в годовом отчете отражается тем же месяцем, в котором работник расторгнул трудовое соглашение. Уточнения РСВ-1 ПФР за период пребывания сотрудника в отпуске предприятие может не подавать.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в 1С ЗУП 8.3

Рассмотрим, как в программе 1С ЗУП 3.1 производится удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника, какие проводки при этом формируются.

Настройки удержания за использованный авансом отпуск в 1С 8.3 ЗУП

Прежде чем выполнять регистрацию удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении в 1с 8.3 ЗУП, необходимо определиться с тем, какой именно вариант удержания будет выполняться:

• как сторно начислений (при этом происходит уменьшение облагаемой базы по НДФЛ и страховым взносам),
• либо как обычное удержание (база не уменьшается).

Эта настройка выполняется в настройках расчета зарплаты: Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – вкладка Удержания:

Ввод удержания за неотработанные дни отпуска в 1С ЗУП 8.3

Регистрация удержания за использованный авансом отпуск при увольнении в 1с ЗУП 8.3 выполняется в документе Увольнение.

При выборе в документе сотрудника и ввода даты увольнения происходит автоматический расчет остатка отпуска  по сотруднику, подсчитанный остаток отражается на вкладке Компенсации отпуска.

Если остаток получается отрицательным, то автоматически указывается вариант Удержать за использованный авансом отпуск.

Например, сотрудник Голованчиков А.А увольняется 20.11.2018. На дату увольнения у сотрудника по данным учета 7 дней отпуска, израсходованных авансом:

Эта информация отображается на вкладке Компенсация отпуска:

Далее расчет зависит от выбранного в настройках варианта учета удержания.

Расчет и учет удержания за неотработанные дни отпуска при варианте учета «сторно начислений»

Если выбран Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы, то расчет этого сторно-начисления происходит на вкладке Начисления и удержания – Начисления по виду начисления, который предназначается для расчета обычного отпуска, но с отрицательной суммой.

Для расчета сторно-начисления «компенсации» отпуска средний заработок повторно не рассчитывается, используется тот же средний заработок, исходя из которого ранее сотруднику были начислены «авансовые» отпускные.

Отпуск Голованчинову А.А.  был предоставлен в октябре, отпускные рассчитаны, исходя из среднего заработка 574,04 руб.:

Именно этот средний заработок и используется для расчета суммы «удержания» за неиспользованный отпуск:

При увольнении сотрудника ему была начислена оплата по окладу 6 190,48 руб. и произведено сторно начисление за неотработанные дни отпуска в сумме 4 018,28 руб.

База для расчета НДФЛ и взносов составит:

• 6 190,48 – 4 018,28 = 2 172,20 руб.

НДФЛ:

• 2 172,20 руб. * 13% = 283 руб. (отражается двумя строками по категориям дохода: 807 руб. с оплаты по окладу и -524 руб. со сторно отпуска.

Страховые взносы:

• На ОПС: 2 172,20 руб. * 22% = 477,89 руб.
• ФСС: 2 172,20 руб. * 2,9% = 63 руб.
• ФОМС: 2 172,20 руб. * 5.1% = 110,78 руб.

Расчет и учет удержания за неотработанные дни отпуска при варианте учета «удержание»

Если же в настройках выбран вариант Удержание и не уменьшает налоги и взносы, то расчет этого удержания происходит на вкладке Начисления и удержания – Удержания по виду удержания Удержание за неотработанный отпуск. Этот вид удержания создается в программе автоматически, когда в настройках устанавливается соответствующий переключатель.

Средний заработок для расчета удержания за использованный авансом отпуск в этом случае рассчитывается в документе Увольнение на дату увольнения сотрудника:

Удержания не влияют на облагаемую базу по НДФЛ и страховым взносам, поэтому при таком варианте учета база НДФЛ и взносов уменьшаться не будет.

Проводки в 1С по удержаниям за неотработанные дни отпуска при увольнении

Если для учета удержания за неотработанные дни отпуска используется настройка Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы, тогда на стороне программы ЗУП 3.1 в документе Отражение зарплаты в бухучете, это сторно-начисление заполняется на вкладке Начисленная зарплата и взносы с минусовой суммой:

Способ отражения для этой суммы «подтягивается» в документ в соответствии с настройками формирования проводок для начислений.

После синхронизации с бухгалтерской программой формируется сторно-проводка по тому счету затрат и аналитике, которые указаны в 1С Бухгалтерии 8.3 для соответствующего способа отражения:

В случае использования настройки Удержание и не уменьшает налоги и взносы в документе Отражение зарплаты в бухучете такое удержание будет заполнено на вкладке Удержанная зарплата по виду операции Удержание за отпуск:

После синхронизации с бухгалтерской программой в 1С Бухгалтерии 8.3 будет сформирована проводка Дт 70 Кт 91.01.

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда читайте дополнительный материал по теме:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении — проводки

Отработав 6 месяцев на текущем месте работы, сотрудник имеет право взять очередной оплачиваемый отпуск (возможно и раньше, по согласованию с работодателем). В случае отгула отпуска и расторжения трудового договора до завершения расчетного года, возникает задолженность по выплаченным авансом отпускным.

Это происходит тогда, когда сотрудник уже отгулял свой отпуск авансом и не отработал достаточное количество времени для погашения оплаты этих дней. Работодатель имеет право удержать излишне выплаченные отпускные при окончательном расчете с работником.

При этом право удерживать или нет отпускные работодатель оставляет за собой.

При увольнении возможны два варианта развития событий:

1. остаются не отгулянные дни отпуска;
2. образуется задолженность работника перед работодателем.

Неиспользованные дни отпуска подлежат денежной компенсации при окончательных выплатах. Отпускные при этом рассчитываются по стандартной схеме, исходя из среднего дневного заработка сотрудника.

В случае возникновения задолженности организация имеет право произвести удержание оплаты использованного отпуска.

Рассмотрим, в каком случае требуется произвести удержание излишне оплаченного отпуска.

Виды отпуска и основания

Работник может воспользоваться следующими видами отпусков:

1. очередной оплачиваемый;
2. дополнительный оплачиваемый;
3. учебный отпуск;
4. отпуск по беременности и родам;
5. отпуск по уходу за ребенком.

Исходя из средних значений, за каждый полный отработанный месяц сотруднику полагается 2,33 дня отпуска (при 28 календарных днях отпуска). Отработав 6 полных месяцев в организации, работник имеет право взять отпуск длиной 14 дней.

В этом случае при увольнении сотрудник ничего не будет должен работодателю. Если отпуск предоставляется на больший период, выплата отпускных производится авансом.

Задолженность перед работодателем может возникать только при превышении лимита по очередному оплачиваемому отпуску. При увольнении работодатель имеет право удержать сумму дней оплаченного отпуска, которую работник не погасил на момент увольнения.

Это определяют статьи 127 и 140 Трудового кодекса РФ.

Выпускается приказ, который должен содержать в себе:

1. сумму удержания;
2. количество авансовых дней отпуска;
3. окончательный срок расчета;
4. положение о том, что сумма удержания не может составлять более 20% от общей выплаты;
5. ознакомление работника с приказом.

Расчет оплаты отпускных дней

При расчете оплаты очередного оплачиваемого отпуска производится расчет среднего заработка за 1 день и умножается на количество отпускных дней.

Для этого берется период работы на текущем месте, если он составляет менее 1 года, или 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, если время работы превышает 1 год.

В различных организациях могут действовать локальные нормативные акты по расчету отпускных.

Важно помнить только то, что расчет по местным правилам не может ущемлять работника. Если в организации принят расчет отпускных за последние 6 месяцев, то следует рассчитать их за 12 месяцев и за 6.

Если окажется, что при расчете отпускных за 12 месяцев сумма окажется больше, следует выплатить именно ее.

Средний дневной заработок=все выплаты работнику, включая премии и другие начисления, за исключением отпускных и больничных, разделить на 12 месяцев и разделить на 29,3 (среднее количество дней в месяце по состоянию на 2020 год). Полученная цифра и будет применяться при вычислении размера отпускных.

При расчете отпускных берется в учет:

1. собственно заработная плата;
2. премии, регламентированные трудовым договором;
3. иные компенсации и выплаты, определяемые трудовым договором.

Не участвуют в расчете отпускных:

1. оплата обеда, проезда и ГСМ;
2. оплата листа нетрудоспособности;
3. материальная помощь;
4. сами отпускные.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Статья 140 и 127 Трудового кодекса РФ устанавливают, что при окончательном расчете увольняющемуся сотруднику должны быть выплачены все положенные ему деньги, в том числе и за неиспользованный отпуск.

В то же время, работодатель может удержать все необходимые суммы, на удержание которых работник может дать согласие, и на удержания согласно действующему законодательству.

К таким удержаниям относится и компенсация работодателю средств за выплаченный авансом отпуск, в случае если сотрудник не отработал расчетный год, на который этот отпуск был предоставлен и оплачен.

Действует правило – из заработной платы может быть удержано не более 20% от общей суммы начисления заработной платы после вычета налогов. Это положение регламентирует статья 138 Трудового кодекса РФ.

После удержаний у человека должны оставаться гарантированные средства для существования. Одновременно с этим ограничение не накладывается на стимулирующие выплаты (премии и т.д.), они могут быть удержаны в полном объеме при необходимости погашения задолженности.

В случае превышения размера удержания по отношению ко всем окончательным выплатам работник обязуется добровольно погасить остаток возникшей задолженности перед организацией.

При отказе работодатель имеет право в судебном порядке добиваться компенсации оплаченного и неотработанного отпуска.

Важно помнить, что работодатель не обязан удерживать отпускные, начисленные авансом, это его право. Он может воспользоваться им, или нет.

Исключениями являются следующие случаи:

1. увольнение в результате сокращения;
2. увольнение при смене собственника организации;
3. увольнение по медицинским показаниям, при которых сотрудник признан недееспособным;
4. окончание срока действия трудового договора (в случае заключения срочного договора);
5. ликвидация организации;
6. в случае призыва сотрудника на военную или альтернативную службу.

В вышеперечисленных случаях работодатель не имеет права производить удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Проводка удержаний

В первую очередь, необходимо рассчитать, какая сумма была выплачена авансом.