Сдать отчетность в пфр через интернет бесплатно

Сдача электронной отчетности бесплатно — миф или реальность

Последние несколько лет государство все активнее подталкивает организации к переходу на сдачу налоговой отчетности в электронном виде, которая осуществляется посредством специализированных операторов связи (не бесплатно).

Невольно прослеживается ассоциация с платными дорогами, где обязательно должна присутствовать бесплатная альтернатива платному участку. Так как основное направление моей деятельности — максимальное сокращение расходов организаций на ИТ, то в данной статье я попытаюсь рассмотреть возможность бесплатной сдачи электронной отчетности.

Сразу обозначу область — будет рассматриваться общая ситуация без углубления в операционные системы и прочее ПО, так как это тема других статей, готовящихся к пуликации.

Обязанность предоставления отчетности в электронном виде

Обязанность предоставлять отчетность в электронном виде устанавливается каждым контролирующим органом. Также позволительно добровольно перейти на электронный документооборот (ЭДО). Более подробную информацию можно узнать обратившись в контролирующий орган или на их официальных сайтах:

Полезные ресурсы и материалы:

Необходимое программное обеспечение

Для сдачи электронной отчетности должно выполняться, как минимум, три условия:

1. Наличие программы для заполнения и составления отчетности в электронном виде;
2. Наличие сервиса или программы для передачи отчетности в электронном виде;
3. Наличие Квалифицированной электронной подписи (КЭП) и программы-криптопровайдера.

Неплохо было бы еще иметь толкового бухгалтера и системного администратора.

Краткий обзор рынка

Рынок продуктов для ЭДО представлен в основном четверкой спецоператоров: «Тензор», «Такском», ЗАО «ПФ «СКБ Контур» и ЗАО «Калуга Астрал». Есть ряд и более мелких игроков, например, ООО «Русь-Телеком» со своим флагманом под названием Фельдъегерь.

Помимо продуктов для передачи отчетности, есть программы для ведения бухгалтерского учета с возможностью передачи отчетности в контролирующие органы: 1С (для передачи используется Калуга Астрал), Контур.Эльба и Контур.Бухгалтерия, Мое дело, Кнопка, БухСофт-Онлайн, ImBoss, Небо.

Все решения представляют комплексный подход, предлагая заполнение отчетности, подгрузку готовых файлов из других систем бухгалтерского учета и их передачу, а также ряд сопутствующих услуг (нормативная база, ЭДО с контрагентами и пр.). Естественно, что все решения платные и их стоимость может значительно варьироваться в зависимости от типа организации и режима налогообложения.

Не стоит забывать, что каждый контролирующий орган дает возможность заполнять и сдавать электронную отчетность с помощью собственных программ и ресурсов. Об этом далее.

Заполнение и составление отчетности

Обычно отчетность выгружается из программ для ведения бухгалтерского учета (1С, Парус, SAP и т.д.).

Зачастую это сопряжено с рядом проблем, так как форматы электронной отчетности постоянно изменяются и не все программы успевают за этими обновлениями.

Иногда сами пользователи не удосуживаются вовремя установить очередное обновление, либо выгрузка невозможна по иным техническим причинам (отсутствие нужного формата, невалидные XML на выходе и т.д.).

В этом случае можно воспользоваться бесплатным ПО для подготовки электронной отчетности, которое предлагают сами контролирующие органы:

Также на сайтах контролирующих органов есть дополнительное ПО и сервисы, которые могут пригодиться несмотря на способ составления электронной отчетности.

Многие продукты спецоператоров связи (за которые платятся немалые деньги) напрямую обращаются к ресурсам контролирующих органов:

Вопреки расхожему мнению (что государственное ПО крайне несовершенно), все вышеперечисленные программы вполне приемлемого качества и свои функции выполняют. Многие из них построены по принципу отдельной подгрузки xml-шаблонов необходимых форм. Это требует некоторого контроля со стороны пользователя, так как шаблоны часто обновляются (особенно у Росстата).

Совет! Имеет смысл сделать промежуточный репозиторий нужных xml-шаблонов, чтобы затем централизованно обновлять их. В данный момент я рассылаю шаблоны и информирую бухгалтеров об обновлениях с помощью нескольких простеньких Python-скриптов.

Передача отчетности

Контролирующие органы предоставляют бесплатную возможность передачи отчетности через собственные сервисы:

Требования для работы с ресурсами стандартны. Необходимо иметь Квалифицированную электронную подпись (КЭП), программу криптопровайдер и может потребоваться плагин для работы криптопровайдера с браузером.

Минусом такого способа является необходимость отдельной регистрации на каждом из ресурсов, что не очень удобно при больших объемах данных. В отличии от платных решений, которые предлагают единый бесшовный интерфейс.

Квалифицированные электронные подписи (КЭП)

Перед отправкой, подготовленные файлы отчетов необходимо подписать электронной подписью. Это единственное узкое место, которое не поддается удешевлению, так как бесплатно подпись для юрлиц никто не делает (на самом деле можно получить бесплатно в рамках акции, об этом далее).

На официальных ресурсах приводятся списки аккредитованных удостоверяющих центров, в которых можно оформить электронную подпись. Там же приведены требования к ним. Если уже имеется какая-либо электронная подпись, то вполне возможно, что она подойдет для подписания отчетов.

Также необходимо наличие программы-криптопровайдера. На официальных ресурсах контролирующих органов в основном используется КриптоПро. Программа имеет пробную лицензию на три месяца.

Потом во избежание проблем и головной боли проще приобрести лицензию.

Ряд спецоператоров предлагают для своих сервисов облачные КЭП (КлаудКЭП), которые хранятся на сервере специализированного оператора связи. Для работы с КлаудКЭП не требуется наличие криптопровайдера. Но работать с КлаудКЭП на сторонних ресурсах невозможно.

Upd: Калуга-Астрал позволяет использовать бесплатный криптопровайдер VipNet CSP.

Другие способы экономии

Есть еще один вполне простой способ экономить — всевозможные акции спецоператоров связи. На данный момент (10.05.2016 г.) действуют следующие акции:

КЭП выдаются в рамках акции. Тестируй — не хочу!

Итоги

При использовании программ и ресурсов контролирующих органов придется потратиться на приобретение КЭП. Средняя стоимость на текущий момент (10.05.2016 г.) составляет примерно 1500 р.

Отдельно отмечу, что КЭП и программы-криптопровайдеры используются не только для передачи отчетности, но и для интернет-банкинга, различных ресурсов (госулуги и т.д.).

Поэтому расходы на них нельзя относить исключительно к электронной отчетности.

Данный подход подойдет далеко не всем. Он не подходит крупным компаниям с большим объёмом данных (и совершенно другими бюджетами), им целесообразнее использовать платное решение. Но небольшие организации и ИП вполне могут использовать бесплатные аналоги.

Вариант с тест-драйвами подойдет всем, так как они дают доступ к полному функционалу программ, но временный. Конечно, если вы не собираетесь регистрировать новую компанию каждый год.

Многие спецоператоры предлагают минимальные тарифные планы начиная с 500 рублей (без учета акций). Дешевизна достигается благодаря тому, что многие операторы одновременно являются и удостоверяющими центрами, выпускающими КЭП.

При этом, подобные тарифы имеют множество ограничений и нюансов, поэтому перед приобретением нужно очень внимательно уточнять все подводные камни дешевых решений.

Например, они могут включать только возможность передачи отчетности, без возможности ее заполнения.

Ознакомиться с тарифами можно по следующим ссылкам:

• СБиС;
• Контур.Экстерн;
• Такском;
• Астрал;
• Фельдъегерь.

Внимание! При выборе тарифного плана обязательно указывайте ваш регион, так как в разных регионах разная стоимость.

Отдельного внимания заслуживают решения для ведения бухгалтерской отчетности с возможностью ее сдачи. Совокупная стоимость владения подобными решениями может оказаться дешевле:

• Небо;
• ImBoss;
• Эльба;
• Контур.Бухгалтерия;
• БухСофт-Онлайн.

Не проще ли купить комплексное решение?

Многие ошибочно полагают, что достаточно заплатить деньги и спецоператор будет делать все сам. Это заблуждение. Функции спецоператора определены достаточно четко, а договоры составлены грамотно. По большому счету, единственная обязанность оператора — взять отчет и доставить его до приемного комплекса контролирующего органа. За все остальное он никакой ответственности не несет.

По своему опыту скажу, что с купленными комплексными решениями проблем не меньше (а порой и больше), чем с описываемым подходом. Во многом проблемы связаны не столько с операторами, сколько с приемными комплексами госорганов и не очень грамотными инспекторами.

Бывают случаи когда спецоператоры попросту не успевают реализовать новые версии форм или случаются технические неполадки и приходится обращаться к бесплатным программам, а отчетность передавать по официальным каналам.

Также стоит иметь ввиду, что маркетологи отлично выполняют свою работу и грамотно навязывают дорогостоящие решения (от 6000 руб. и выше). Несмотря на то, что пользователю требуется сдавать всего два-три отчета.

Пресловутый человеческий фактор

За свою практику я встречал много различных бухгалтеров. Среди них были молодые девушки, впадающие в ступор при перемещении ярлыка в другой угол на рабочем столе. Были и пожилые матроны, умеющие чистить Cookies в браузере. Многое зависит от человеческого фактора, который тоже следует учитывать.

Порой целесообразнее выбрать готовое комплексное решение и перекинуть тугого бухгалтера на плечи официальной технической поддержки спецоператора связи, сэкономив свои нервы и время (это спорный момент).

Есть категория бухгалтеров, которые видят в спецоператорах некоторый гарант спокойствия или козлов отпущения, на случай неоднозначных ситуаций. Многие спецоператоры предоставляют официальные письма в случае каких-либо технических проблем.

Заключение

Как видно, сдать электронную отчетность не заплатив ни рубля — можно. Но временно. Использование официальных бесплатных ресурсов требует определенных денежных затрат. С другой стороны, по рамкам этого бизнеса, 1500 рублей — смехотворная сумма.

К минусам бесплатных решений можно отнести их фрагментированность, что не является проблемой при небольших объемах отчетности.

При грамотном подходе со стороны системного администратора и адекватности бухгалтера, бесплатное решение можно настроить не хуже платного.

Сдаем отчетность в ПФР через интернет

В 2016 году сдавать отчетность в ПФР в электронном виде обязаны те организации, в которых количество наемных работников превышает 25 человек. Однако сдать отчет в ПФР электронно могут и организации с меньшим количеством сотрудников. Причем ПФР настойчиво рекомендует всем переходить на электронную отчетность.

Почему сдать отчет в ПФР через интернет удобно самому страхователю?

Многие до сих пор с ужасом вспоминают очереди в пенсионный фонд в последние дни сдачи отчетности, ошибки, обнаруженные в отчетах в последний момент, пачки бумаги, которые приходится перепечатывать по нескольку раз – и каждый раз отвозить и снова ждать.

Если же сдать отчет в ПФР через интернет, то страхователь избавляется не только от очередей. Все отчеты можно предварительно проверить специальной программой, которая бесплатно предоставляется самим отделением пенсионного фонда.

Если же ошибка все-таки обнаружена, исправление ее занимает считанные минуты, поскольку все данные есть в компьютере. Кроме того, распечатывать отчеты не обязательно. Нет необходимости хранить тонны отчетов, путаясь в версиях.

Работа бухгалтера становится более комфортной, спокойной и размеренной. Он в своем темпе, без спешки и суеты готовит отчет, отправляет его в удобное время, не тратя силы на походы в пенсионный фонд.

Кроме того, программа фиксирует время отправки отчета, поэтому в спорных случаях компания легко сможет доказать своевременность сдачи отчета и избежать штрафных санкций.

Особенно актуально это, если документы сдаются в последние дни. При сдаче бумажного отчета бухгалтер просто может не попасть на прием из-за большой очереди, даже если успел подготовить все вовремя.

Или во время проверки инспектор обнаружит ошибки, а времени исправить их уже не будет.

Что нужно, чтобы сдать отчет в ПФР электронно?

Отправить электронную отчетность работодатель может непосредственно на сайте ПФР.

Для этого необходимо специальное программное обеспечение, которое позволяет создавать отчеты в требуемых ПФР форматах и криптографическое ПО для шифрования данных, имеющее сертификат ФСБ.

Далее требуется заключить договор с удостоверяющим центром для создания и поддержки ключей электронной подписи. В компании требуется приказом назначить ответственное лицо.

В его Функции входит организация и защита от несанкционированного доступа всего оборудования, рабочего места и электронных носителей.

Другим способом отправки отчетности в ПФР является использование специальных программ и сервисов. Многие бухгалтерские программы предоставляют возможность отправки отчетов непосредственно из интерфейса самой программы.

При этом требуется услуга специального оператора, который предоставит свои сервера для выполнения необходимых операций. Выбирая поставщика услуг отправки электронной отчетности, следует обратить внимание на следующие моменты:

• компания должна быть включена в официальный список операторов электронной отчетности;
• интерфейс программного обеспечения для отправки отчетов должен быть удобным и понятным;
• состав услуг должен быть оптимальным именно для вашей компании, чтобы не переплачивать за ненужные вам возможности.

Плюсом использования специального ПО является интерактивность работы.

Пользователь может не только отправлять отчеты, но и вести настоящий диалог с пенсионным фондом: проводить сверки, получать выписки и даже консультироваться с сотрудниками ПФ.

О возможностях каждой конкретной программы и сервиса следует узнавать особо. Кроме того, практически все программы имеют функцию автоматического обновления. Поэтому в вашем распоряжении всегда будут актуальные формы бланков и документов.

Обратите внимание: каким бы образом Вы не отправляли отчетность, файлы необходимо подписать, используя электронную подпись. Электронная подпись для ПФР является аналогом личной подписи и печати на бумажных документах. Она позволяет однозначно идентифицировать подлинность документов и отчетов, отправляемых через интернет.

Вы можете отправить отчет воспользовавшись сервисом отправки отчетности Небо, который соответствует всем современным требованиям и обладает следующими преимуществами:

• всегда обновленные формы отчетов;
• никаких переплат — Вы оплачиваете только тот набор функций сервиса, который Вам необходим;
• выгодная цена: стоимость отправки одного отчета от 100 до 170 рублей (100 руб. — для регионов РФ, 170 руб. — для Москвы и МО).

Для того, чтобы начать отправлять отчеты в ПФР, не нужно ничего устанавливать на компьютер, регистрируйтесь в Небе, оформите заявку на выпуск электронной подписи в нашем удостоверяющем центре, заключите с ПФР соглашение об электронном документообороте с пенсионным фондом, зайти в меню “Отчеты в органы”, выбрать “Отчетность: в ПФР” и нужный отчет.

Электронная подпись для ПФР: как оформить?

Изготовлением и сертификацией ключей электронной подписи, в том числе для ПФР, занимаются специализированные удостоверяющие центры. Чтобы не попасть в двусмысленную ситуацию, лучше взять список удостоверяющих центров в вашей инспекции ПФР. Далее можно сравнить стоимость и сроки оформления сертификата.

Имейте в виду, что изготовление и сертификация ключа ЭЦП (электронной цифровой подписи) может занять до 10 дней, поэтому следует начать процедуру заранее, не откладывая на последний день сдачи отчетности.

Ключ ЭЦП понадобится не только для сдачи отчетов в ПФР в электронном виде. Практически любое взаимодействие компании с органами власти посредством электронных каналов связи происходит с использованием электронной подписи. Поэтому имеет смысл решать данный вопрос комплексно, чтобы ваш ключ удовлетворял сразу все текущие потребности.

Изготовление электронной подписи в сервисе “Небо” занимает всего 1-2 рабочих дня, обычно  подпись оформляется сразу, в день подачи заявки.

Подать заявку на электронную подпись можно в личном кабинете сервиса “Небо”. Для этого нужно зарегистрироваться.

По всем вопросам звоните 8-800-200-4504 или пишите по адресу help@nebopro.ru. Будем рады помочь!

Взаимодействие с ПФР через телекоммуникационные сети – это способ существенно оптимизировать работу бухгалтерии, сократить количество хранимых документов и время ожидания в очередях. Попробуйте и убедитесь сами!

Сдача отчетности в электронном виде

С 2014 года организации с размером штата от 50 человек обязаны сдавать отчетность в ФНС, ПФР и ФСС исключительно в электронном виде. Это требование установлено законом 134-ФЗ от 28 июня 2013 года.

Предусмотрены и другие подобные обязательства. Например, сдавать отчеты в ФСС нужно исключительно в электронном виде, если в компании работает 25 и более человек.

Отчитываться через интернет также обязаны плательщики НДС, в случае если:

• компания обязана уплачивать НДС по закону, в том числе как налоговый агент.
• среднесписочная численность сотрудников за прошлый год – от 100 человек,
• компания является крупным налогоплательщиком (при любой численности штата),
• организация открыта или реорганизована недавно.

Кроме того, фирмы, в штате которой работают 10 или более сотрудников, обязаны сдавать отчет по форме 2-НДФЛ электронно.

Еще больше компаний отчитываются через интернет добровольно. Почему?

Преимущества сдачи отчетности через интернет

✓ Экономия времени и средств – отчеты не нужно печатать, везти или отправлять по почте в госорган. Достаточно включить компьютер, запустить программу сдачи отчетности и нажать кнопку.

При этом не обязательно знать график работы местных отделений налоговой и пенсионного фонда. Вы можете сдавать отчеты круглосуточно, в том числе в выходные. Теоретически отправлять отчет можно и за 5 минут до последнего срока.

На практике рекомендуем сдавать отчетность раньше, чтобы не волноваться в ожидании уведомления о доставке.

✓ Мобильность – системы электронной отчетности, такие как СБИС++, позволяют управлять отчетами с мобильных устройств. Это значит, что работа над отчетностью больше не привязана к офису и может идти в любое удобное вам время. Вы можете готовить и сдавать отчеты всюду, где работает интернет.

✓ Актуализация форм отчетности – программа СБИС++ регулярно обновляется и учитывает все последние изменения в российском законодательстве. Когда вы готовите отчет, вам не нужно самостоятельно искать форму для заполнения. Набор актуальных форм уже заложен в программу. Кроме того, при заполнении отчета программа подсказывает, какие данные и в каком формате вносить в каждое поле.

✓ Защита данных – при использовании программ электронной отчетности ваши данные шифруются с помощью электронной подписи и передаются по защищенным каналам связи. Это гарантирует необходимый уровень безопасности вашей конфиденциальной информации.

Важно и то, что в случае технических сбоев, например, при отключении интернета, программа сохраняет отчеты для более поздней отправки. При этом электронную отчетность удобно хранить, ведь она не занимает места на полках и в шкафах.

Ее резервное копирование тоже не требует больших затрат.

✓ Проверка на ошибки – программа СБИС++ Электронная отчетность автоматически проверяет правильность расчетов и заполнения отчетных форм. Система также сверяет документы, на основе которых готовится отчет, с документами за прошлые периоды и данными контрагентов.

Это упрощает поиск ошибок и расхождений, которые могут стать причиной отказа госорганов принять отчет или поводом для внеплановой налоговой проверки. СБИС проверяет отчеты по тем же коэффициентам, которые использует ФНС, а также по тем, которые могут быть введены налоговой в обозримом будущем.

С помощью программы электронной отчетности вы можете провести виртуальную камеральную проверку и заранее устранить все недочеты.

✓ Календарь бухгалтера – еще одна полезная возможность, которая предусмотрена в популярных системах сдачи отчетности.

Вы не пропустите срок сдачи отчетов или уплаты налогов, потому что при каждом запуске СБИС++ будете видеть ближайшие важные даты.

В отличие от календаря, который можно найти в интернете, встроенный календарь СБИС показывает только те даты, которые актуальны для вашей компании. Учитывается применяемая вами система налогообложения и ваша сфера деятельности.

✓ Система оповещения – когда отчетность сдана, вы можете следить за ее статусом и получать уведомления о ее принятии/отклонении на телефон (в виде SMS) либо на электронную почту.

При этом переписка будет конфиденциальной и защищенной, как и сдача отчетности.

Как начать сдавать отчетность в электронном виде

Чтобы сдавать отчетность через интернет, прежде всего нужно приобрести электронную цифровую подпись (ЭЦП). Но не обязательно оформлять ее самодостаточно. Достаточно обратиться к оператору отчетности, такому как АБТ. Это очень легко:

• Оформляете заявку на сайте abt.ru или звоните в офис АБТ Отчетность в вашем городе.
• Собираете документы для получения электронной подписи для отчетности.
• Подписываете соглашение «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи». Это необходимо для сдачи отчетов в Пенсионный фонд России.
• Оплачиваете счет.
• Принимаете в офисе специалиста, который установит и настроит систему СБИС, а также выдаст все необходимое для начала сдачи отчетов через интернет.

Начните сдавать электронную отчетность вместе со СБИС!

Все! После этого вы можете начинать сдавать отчеты в удобном для вас режиме, экономя время, средства.

Вы можете перейти на электронную отчетность прямо сейчас!

Электронная отчетность в ПФР через интернет

Любой современный предприниматель стремится экономить свое время. Большая часть ИП уже перешла на электронный документооборот, все остальные еще только намереваются это сделать. Многих беспокоит электронная отчетность в ПФР, ведь бизнесмены ошибочно предполагают, что сдача документов таким путем подразумевает под собой массу проблем.

Значительная часть региональных отделений ПФР начали переходить на электронную систему работы в середине 2000-х годов. По факту, электронный документооборот является передачей документов от одних лиц (страхователей) другим (представителям Пенсионного фонда). Отчет должен предоставляться за специально оговоренный расчетный период с использованием телекоммуникационных каналов связи.

Преимущества электронного документооборота

Использование подобной схемы документооборота обладает целым рядом достоинств:

• таким образом можно экономить время и силы, ведь теперь представителю страхователя вовсе не обязательно присутствовать в Пенсионном фонде РФ, чтобы подать отчет;
• можно будет сократить сроки подготовки материалов и экономить денежные средства, которые обычно затрачиваются на оформление бумажных вариантов документации (распечатка материалов, заверение подписями и печатями, формирование пачек);
• больше не нужно хранить бумажные документы и тратить место на их хранение;
• в случае наличия электронной документации можно будет намного быстрее устранить замечания и ошибки, если их обнаружат представители органов ПФР.

Электронная отчетность в Пенсионный фонд может быть использована в тех случаях, когда число сотрудников предприятия составляет более 50 человек (ранее данная норма равнялась 100 работникам). В этом случае ПФР настоятельно советует использовать именно такую методику деятельности, чтобы упростить процесс работы.

Отчет в ПФР вы можете представить либо с помощью внешних носителей, либо с использованием услуг провайдера, просто пересылая через интернет. Юридическую силу данных документов можно подтвердить, используя электронно-цифровую подпись. Данную подпись можно изготовить в специальных учреждениях, список которых вам уточнят в филиале ПФР по месту регистрации.

Использование ЭЦП при электронном документообороте гарантирует создателям защиту авторских прав и конфиденциальность данных. Также, подавая таким образом документы, вы получаете защиту от подмены информации и получения другими людьми несанкционированного доступа к ней. Подписать документы с помощью ЭЦП можно всего лишь за несколько секунд.

Изменения в процедуре

Предоставляется электронная отчетность в ПФР бесплатно. Весной 2011 года в процедуру подачи документов были внесены серьезные изменения, и большая их часть касалась защищенности каналов связи, используемых для передачи данных. После проведенных изменений процедурой стало пользоваться намного проще.

Отчетность по всем взносам, которые были начислены или уплачены, а также информация о переучете в электронной форме должны быть представлены в одном файле. Также можно для этого использовать коммуникационные каналы. Таким образом получится серьезно уменьшить количество расхождений в информации о персонифицированном учете и отчетах, связанных со страховыми взносами.

Большая часть российских предприятий, вынужденных предоставлять информацию обо всех застрахованных работниках своего предприятия, сдают отчетность в ПФР через интернет, используя телекоммуникационные каналы. Так можно автоматизировать процесс и упростить работу сотрудников HR-отдела.

Подключение к системам электронного документооборота

Важнее всего разобраться с тем, как подключить электронную отчетность в ПФР, ведь сейчас существует возможность подключения к общей системе. Необходимо будет предоставлять определенные данные в местное управление Пенсионного фонда РФ. Речь идет о следующей информации:

• Сведения о стаже страхователя и всех взносах, которые были произведены предприятием за него в определенный отчетный период.
• Информация, позволяющая назначить сотрудникам пенсию в межрасчетные периоды по упрощенному алгоритму.
• Заявительные документы сотрудников о том, что они вступают в добровольные правовые отношения, согласно существующему законодательству. В случае их отсутствия станет невозможно вносить страховые выплаты, которые могли бы быть использованы для формирования накопительной части пенсии.
• Реестры тех лиц, что были застрахованы предприятием, и за которые были внесены страховые взносы для формирования накопительной части трудовой пенсии. Эти реестры формируются ежеквартально и постоянно сохраняются.

Узнать, как сдать отчет в ПФР в электронном виде, вы можете в самой организации. Отправлять отчеты можно в любое время дня и ночи, никаких выходных дней в данном случае не предусмотрено. Можно таким образом экономить время и бумагу. Теперь не нужно приезжать в Пенсионный фонд РФ и лично сдавать отчет.

Более того, представители ПФР будут отправлять пользователям, подключенным к системе электронного документооборота, информацию обо всех изменениях по обязательному пенсионному страхованию.

Речь может идти также о программном обеспечении и персонифицированном учете.

Страхователь имеет право самостоятельно задать вопрос представителю ПФР, получить необходимые документы с их копией, при этом сроки получения ответа являются минимальными.

С экономической точки зрения документооборот с ПФР намного эффективнее обычного, особенно если учесть то, что законодательство постоянно меняется. Желательно знать, как сдать отчетность в ПФР в электронном виде, ведь данные нужно предоставлять в госструктуру каждый квартал (это касается авансовых платежей и информации о персонифицированном учете).

Нужно также ознакомиться с порядком подключения всех страхователей к системе электронного документооборота. Понадобится получить электронно-цифровую подпись, обладающую криптографической защитой информации. Сделать это можно в специальном центре, информацию о котором можно получить в отделении ПФР.

Подключение к системе СЭД ПФР

Чтобы получить информацию о том, как сдать отчет в Пенсионный фонд в электронном виде, необходимо будет зарегистрироваться в СЭД.

Для регистрации понадобится посетить в территориальном отделении Пенсионного фонда РФ по месту вашей регистрации, и представить сотрудникам организации информацию о том, как подключиться к электронному документообороту.

Заявление необходимо оформить, используя специальные бланки, которые можно найти в местном отделении ПФР. Если вы оформляете заявление в качестве представителя какой-либо организации, понадобится заверить документ подписью руководства и печатью вашей организации.

Далее нужно подписать соглашение о взаимообмене документацией, после чего необходимо изучить ознакомиться с порядком получения информации, регламентом обеспечения конфиденциальности всех имеющихся данных и прочими нормативными документами, используемыми при обмене материалами.

После этого нужно заключить договор с центром, осуществляющим криптографическую защиту информации, а затем выполнить все необходимые мероприятия по подготовке к использованию ЭЦП и ее установке.

Параллельно с этим нужно установить программное оборудование и сформировать условия, нужные для архивации электронной документации.

После генерации ключа им может пользоваться его непосредственный владелец или представитель организации.

Как подготовить и сдать отчет СЗВ-М

Так называемый «пенсионный» отчет СЗВ-м появился в апреле 2016 года и отнюдь не облегчил жизнь компаниям и ИП. Если в организации числится хоть один сотрудник, такой отчет придется сдавать ежемесячно. Предлагаем во всех подробностях узнать, как подготовить, проверить и сдать отчет СЗВ-м быстро, удобно и без ошибок.

Среди множества видов отчетности в Пенсионный фонд есть не так давно появившийся отчет – форма СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах). Эта форма понадобилась госорганам в связи с приостановлением индексации пенсий работающим пенсионерам, которых теперь нужно «отслеживать».

Форму должны заполнять ИП и организации, где есть хоть один сотрудник, работающий по трудовому или гражданско-правовому договору. Форма СЗВ-М сдается ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. На бумаге эти сведения могут подавать работодатели с числом сотрудников менее 25 человек, а остальные работодатели обязаны сдавать СЗВ-М только в электронном виде.

Штраф за просрочку сдачи формы или неправильное заполнение составляет 500 рублей за каждого работника. А если вместо обязательного электронного документа сдать бумажный, штраф за такой случай составит 1000 рублей.

Как составить отчет СЗВ-М?

Если сотрудников меньше 25 человек, форму можно заполнить от руки на бумажном бланке.

Для формирования сведений в электронном виде можно воспользоваться несколькими сервисами:

• бесплатные программы Пенсионного фонда или «личный кабинет» на сайте ПФР (там можно заполнить СЗВ-М);
• промо-версии в онлайн-сервисах;
• профессиональные бухгалтерские программы;
• онлайн-сервисы на постоянной основе.

Программы Пенсионного фонда

Их можно скачать на сайте ПФР в разделе «бесплатные программы для работодателей». Для подготовки СЗВ-М подходят несколько программ: «Документы ПУ 6», «Spu_orb», «ПД СПУ», «PsvRSV». Однако чтобы разобраться, какая между ними разница, и правильно установить выбранную программу, понадобятся советы специалиста, разбирающегося в этих вопросах.

Чтобы завести на сайте ПФР личный кабинет, придется пройти непростую процедуру регистрации. Не выходя из офиса это можно сделать только с помощью ЭЦП. Либо нужно обратиться в ПФР лично и получить регистрационную карту для входа в кабинет.

Промо-доступ в онлайн-сервисы

Форму СЗВ-М заполнить онлайн можно через специальные сервисы интернет-бухгатерии. Это можно сделать на сайтах компаний «Мое дело», «Контур», «Небо». Иногда это удается сделать бесплатно по акции промо-доступа, но обычно требуется небольшая плата (до 1000 рублей).

Профессиональные бухгалтерские программы

Если вам не хочется возиться с программами пенсионного фонда или проходить регистрацию в личном кабинете, можно использовать профессиональное бухгалтерское ПО.

Наиболее известная и популярная — это, конечно, 1СБухгалтерия. Но есть и другие программы для ведения бухгалтерии и сдачи налоговой отчетности. Из отечественных это «Галактика» и «Парус», обе существуют на рынке более 20 лет. Из зарубежных наиболее известна SAP.

Но зачастую компания не нуждается в том объеме функций, которые предлагают данные программы. Программы бухучета с «навороченным» функционалом по карману только крупным компаниям. Но есть более современные и «легкие» программы для бухгалтерского и налогового учета, ориентированные в основном на небольшие компании и ИП: «Бухсофт», «Мое дело», «Контур.Экстерн» и некоторые другие.

Онлайн-сервисы на постоянной основе

Другой вариант без проблем заполнить СЗВ-М — воспользоваться услугами онлайн-сервисов.

Существует несколько порталов, позволяющих отчет СЗВ-М заполнять онлайн: «Мое дело», «Контур», «Небо».

Для наглядности приведем таблицу по этим сервисам:

А теперь посмотрим, как заполнить СЗВ-М в этих программах.

Проверка СЗВ-М

Прежде чем отправить документ в ПФР, его обязательно нужно проверить. Это можно сделать двумя способами:

• проверка в программах Пенсионного фонда;
• проверка СЗВ-М онлайн бесплатно в сервисах интернет-бухгалтерии.

1. Программы ПФР, позволяющие заполнить СЗВ-М, позволяют и протестировать его. Особенной популярностью пользуются программы CheckXML и CheckPFR. Чтобы проверить форму, предварительно нужно скачать программы с сайта Пенсионного фонда и установить на компьютере.

2. Проверить СЗВ-М онлайн без регистрации в онлайн-сервисах практически невозможно, но процедура регистрации не займет много времени.

Отправка СЗВ-М

После того как вы проверили отчет СЗВ-М онлайн или программой ПФР, необходимо убедиться, что файл сформирован в нужном формате. Следует перевести файл в нужный формат. ФНС принимает документы в формате xml. Если ваш документ сформирован в формате excel, нужно повозиться, чтобы перевести файл в xml. Придется разбираться в нерядовых функциях excel.

Если же бланк сформирован в pdf-формате, можно воспользоваться онлайн-конвертером файлов из pdf в excel. Затем файл excel сохраняем в формате xml через функцию «сохранить как».

Но чтобы избежать ошибок при сохранении файла в нужном формате, лучше изначально заполнить его в специально предназначенной для этого программе или онлайн-сервисе.

Отправка СЗВ-М в электронном формате

Пенсионный фонд не предоставляет работодателям возможности отправить отчет из личного кабинета на сайте ПФР, поэтому в электронном виде направить бланк можно через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Операторы ЭДО — это специализированные компании, которые предоставляют сервисы не только по формированию отчетности, но и по ее отправке в налоговые органы по защищенным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи.

Для этого потребуется заключить договор с оператором ЭДО, чтобы подключиться к его сервису и получить ЭЦП, и уведомить ПФР о сдаче документов в электронном виде.

Как выбрать оператора ЭДО?

Необходимо убедиться, что организация находится в официальном списке операторов ЭДО, взаимодействующих с Пенсионным фондом. Список можно посмотреть на портале ПФР на странице соответствующего региона.

Второе, на что стоит обратить внимание, — это интерфейс сервиса ЭДО. Он должен быть простым и интуитивно понятным, не требовать многоступенчатых действий по установке программ и обучению работе.

И обязательно нужно взвесить соотношение цены и качества.

Отправка СЗВ-М на бумаге или лично

Для отправки документа почтой его нужно распечатать, поставить печать (если она есть), заполнить два экземпляра описи вложений и заполнить конверт (адрес ПФР и адрес отправителя).

Незапечатанный конверт с отчетом и двумя экземплярами описи отнесите на почту. Сотрудник отделения поставит печать и подпись на втором экземпляре описи и выдаст квитанцию об оплате, на которой будет указан идентификатор отправки.

Храните эти документы на случай, если в Пенсионном фонде потеряют ваш отчет.

Подача СЗВ-М лично

Чтобы лично представить форму СЗВ-М в ПФР, распечатайте его в двух экземплярах (с подпись и печатью, если есть), возьмите паспорт и/или доверенность от организации на сдачу отчетности. Передайте сотруднику ПФР оба экземпляра отчета. Один экземпляр инспектор оставит себе, а на втором (вашем) поставит отметку о приемке.

Электронная сдача отчетности в ПФР: порядок и сроки подачи

Электронную отчетность в ПФР обязаны сдавать организации и ИП с численностью работников свыше 25 человек. Ежемесячно до 15 числа следующего месяца сдается только форма СЗВ-М, ряд остальных отчетов ‒ по мере необходимости. Сдать отчетность онлайн можно на портале ПФР или с помощью платных онлайн-сервисов. Несвоевременное предоставление или на бумажном носителе карается штрафом.

Кто обязан отчитываться в ПФР в электронном виде

Обязательство по электронной сдаче отчетности в ПФР распространяется на ИП и организации с численностью работников в 25 человек и более. Основанием является абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона 27-ФЗ от 01.

04.1996. Если же в организации или ИП числится 24 и менее сотрудников, сдавать документы можно на выбор: на бумаге или в цифровом виде. Численность работников определяется по итогам предыдущего года.

Важно: для сдачи отчетности в электронном виде необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), выданная аккредитованным удостоверяющим центром. Список таких центров размещен на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Подробнее о видах ЭЦП смотрите в видео:

Какие отчеты нужно сдавать в ПФР в 2018 г

С 01.01.2017 отчитываться по взносам в ПФР нужно в ИФНС. Но отчетность по персонифицированному учету работодатели по-прежнему обязаны сдавать в Пенсионный фонд. В 2018 г. предприниматели и организации обязаны сдать отчетность в ПФР в электронном виде по следующим формам.

Таблица 1. Формы для предоставления в ПФР в 2018 г.

Нужно иметь в виду, что обязательным отчетом для организаций и ИП является только ежемесячная СЗВ-М, остальные формы сдаются только в случае возникновения такой необходимости. ИП без сотрудников отчетность в Пенсионный фонд не сдает.

Персонифицированный отчет по стажу СЗВ-СТАЖ за 2018 г. нужно будет сдать только в следующем году – до 1 марта 2019 г. Если в течение 2018 г. года не было увольнений и выходов сотрудников на пенсию, предоставлять отчет не нужно.

Важно: СЗВ-М сдается на каждого сотрудника, в том числе работающего по договорам ГПХ (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Рис. 2. Отчет СЗВ-М нужно сдать до 15 числа следующего месяца

Как можно сформировать и проверить электронный отчет

Сформировать отчеты можно несколькими способами:

• скачать специальные бесплатные программы ПФР;
• заполнить бланк отчетности онлайн на сайте ПФР;
• заполнить отчет в программе 1С Бухгалтерия;
• использовать платные онлайн-сервисы (Контур, Бухсофт Онлайн, Небо;Мое дело).

Проверить созданный отчет на наличие ошибок можно на сайте Пенсионного фонда:

• выбрать на сайте раздел «Страхователям», затем ‒ «Работодателям»;
• нажать «Бесплатные программы, формы и протоколы»;
• выбрать программу CheckPfr и скачать ее на свой компьютер.

CheckPfr проверит документ и сообщит о найденных ошибках, выдав сообщение «Ошибка» или «Предупреждение». Ошибки нужно исправить и заново запустить проверку. Отправлять в Пенсионный фонд нужно отчет, не содержащий ошибок.

Если отчет сдан, а ошибка обнаружена позже, но при этом 15 число еще не наступило, можно подать дополнительный отчет.

Для этого в пункте 3 формы СЗВ-М нужно выбрать тип «Доп» (если нужно добавить работника) или «Отмн» (чтобы отправленные ранее сведения не учитывались).

Какими способами можно сдать отчет

Для того чтобы предоставить заполненный отчет в ПФР, предлагается два варианта:

• через аккредитованные Удостоверяющие центры (АУЦ);
• через уполномоченных представителей, оказывающих услуги по направлению отчетности в ПФР.

В случае выбора способа подачи отчетности через АУЦ процедура следующая:

• выбрать АУЦ и заключить с ним договор на передачу электронной информации в Пенсионный фонд;
• приобрести программное обеспечение у представителя АУЦ;
• подать заявление в ПФР о подключении к электронному документообороту и заключить договор с ПФР на электронную сдачу отчетности;
• получить ЭЦП у представителя АУЦ и начать работу.

Рис. 3. Схема предоставления электронной документации через оператора электронного документооборота (АУЦ)

Можно воспользоваться услугами организаций-посредников. Для этого нужно:

• выбрать организацию-посредника, с которой затем заключается договор об оказании услуг;
• выдать посреднику доверенность на право подписи предоставляемой отчетности;
• взять у каждого работника организации согласие на обработку его персональных данных.

Всю дальнейшую работу по предоставлению отчетности в Пенсионный фонд возьмет на себя посредник за определенную плату.

Внимание: список уполномоченных представителей можно уточнить в территориальном органе ПФР по месту регистрации плательщика. 

Штрафные санкции за нарушение порядка сдачи отчетности

В редакции Закона 27-ФЗ, действующей с 01.01.2017., предусмотрены следующие штрафы за нарушение правил сдачи сведений:

• если электронный отчет не предоставлен, штраф может составить 1 000 руб. (абз. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ);
• если не соблюдены сроки или полнота предоставляемых сведений, штраф составит 500 руб. за каждое застрахованное лицо (абз. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Кроме того, на должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Похожие темы

1. Отчетность в ФСС
2. Бухгалтерская отчетность в ИФНС