С какой стороны скрепляют степлером

Можно ли скреплять степлером документы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Можно ли скреплять степлером документы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Если организация когда-нибудь получала из контролирующих органов требование о представлении документов, то, скорее всего, как сшивать документы представление имеет.

Но такой простой процесс как прошивка бумаг в отношении официальной документации является строго регламентированным процессом.
Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности.

Почему не сшиваются документы после

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа.

Способы сшивания документов Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается.

Таким образом, если текст документа не поврежден, дубликат больничного листа не нужен, в противном случае потребуется замена больничного дубликатом.
Люверсы могут использоваться из разного металла и различных оттенков. Можно применять эту особенность для того, чтобы подчеркнуть собственный уникальный стиль компании. Например, выбрать колечки под фирменный цвет предприятия.

С какой стороны скреплять документы?

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

А если требуется обеспечить сохранность документации и порядок ее расположения в неизменном виде, этот инструмент прекрасно справляется с задачей.

Наклейкой в данном случае служит лист бумаги 2 на 5 см, на которой указаны следующие данные: «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью …».

Все дело в этой маленькой серебристой детали. Степлер в “нормальном” режиме скрепляет документы скобами внутрь. Если же повернуть серебристую платформу на 180 градусов, то скобы станут загибаться наружу.

Ставим печать и подпись. Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.

Подробности в материалах Системы Кадры: Популярные вопросы Ситуация: Обязательно ли прошивать, пронумеровывать, скреплять печатью и ставить подписи на каждой странице трудового договора Нет, не обязательно, однако такие меры помогут избежать лишних спорных ситуаций.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала.

Пользоваться степлером для люверсов достаточно легко.

Если предстоит обработать одинарный лист материала, с помощью линейки, которой снабжаются качественные модели степлеров, выбирается необходимое расстояние от края.

Затем нужно слегка нажать на ручку инструмента – отверстие готово. Следующий шаг – установка люверса. Его кладут в специальный паз степлера и совмещают со сделанным отверстием.

Инструкция:

• Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
• Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
• Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
• Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
• Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью».

Инструкция:

• Сложите документы один на один. После этого при помощи линейки отмерьте одинаковое расстояние с концом и в центре поставьте точку
• От этой точки отмерьте в каждую сторону 3 см
• При помощи шила сделайте отверстия и прошейте нитками
• Необходимо, чтобы нить оплетала бумагу со всех сторон дырочек
• Подробнее можно увидеть на схеме
• После этого свяжите начало и конец шпагата, приклейте кусочек бумаги и поставьте штамп

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439.

Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны.

О том, что надо обязательно прошивать документы даже не упоминается. В методических разъяснениях, утвержденных приказом номер САЭ-3-09/[email protected] ФНС РФ, датированном 01.11.2004 года, содержались указания по проблеме того, что все документы, которые подаются и состоят более чем из одного листа, непременно прошиваются, а их страницы — нумеруются.

Федеральной налоговой службой было издано Письмо номер СА-3-14/[email protected], датированное 25 сентября 2013 года, с разъяснением, что отныне не обязательно прошивать заявление, подаваемое на регистрацию организации, это же касается и учредительных документов.

После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку. 5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.

За 2012 и 2013 года больничные листы подшили в папку при помощи дырокола. Какие могут быть последствия?

Данный онлайн-сервис, к сожалению, не имеет аналогов, поэтому приходится об онлайн-бухгалтерии в России говорить в единственном числе, хотя юридически значимый документооборот, конечно же, может быть организован и отдельно.

Переплет бухгалтерских документов

Если подобные ситуации вас коснулись — данная статья должно помочь разобраться как пошагово сшивать документы. Сшивание является неотъемлемой частью процесса подготовки документов наравне с проверкой достоверности информации и соблюдением порядка заполнения.

Оплатить ответ Продолжить диалог ЕСЛИ КТО-ТО ПОЗВОНИЛ ОТ МОЕГО ИМЕНИ И ПРИГЛАСИЛ НА КОНСУЛЬТАЦИЮ, — ЭТО МОШЕННИКИ!

Существует масса правил по сшиванию документов. Не разрешено документацию скреплять степлером. Используется цыганская игла и толстые нитки. Можно предварительно делать отверстия дыроколом, а потом сшивать нитью.

Какие ГОСТы и нормативы нужно учитывать

Это один из самых простых вариантов. Для этого необходимо наметить три дырки. В среднем расстоянии между отверстиями должно быть не больше 3 см. Разметку страницы выполните линейкой.

Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год.

С помощью степлера можно работать с самыми разными материалами. Его используют для пробивания бумаги и установки люверсов на изделиях из нее: открытках, альбомах, блокнотах и других.

Основное требование сводится к удобству хранения и обеспечения сохранности документации, что достигается за счет скрепления нитками.

Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать?

Загибание скобы наружу применяется для временного скрепления листов, так чтобы скобу можно было легко вынуть, не повредив бумагу и пальцы.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

• Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
• Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как правильно сшивать документы

Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию. Инструкция:

• Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
• Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
• Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
• Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
• Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

Она представляет собой активное взаимодействие человека с окружающим его материальным миром и характеризуется следующими чертами: целенаправленностью; предметно-чувственным характером; преобразованием действительности. Целенаправленность проявляется в создании человеком идеальных моделей, которые он стремятся воплотить в реальность.

Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в архивном хранении. Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Устройство канцелярского степлера с пружиной

Чтобы вы остались довольны работой канцелярского степлера, первым делом нужно выяснить, для каких целей вы собираетесь его использовать. Только зная, для каких задач вам требуется этот инструмент, можно быть уверенным, что вы сделаете верный выбор.

Чтобы вы не допустили ошибки с выбором этой канцелярской принадлежности, во время изучения разных моделей вам следует учитывать следующие характеристики:

1. При выборе степлера советуем в первую очередь обратить внимание на пружинный механизм, который в момент нажатия на него делает «выстрел» скобой, направляя ее в бумагу. Именно от него зависит надежность работы устройства. Во многих моделях этот элемент выполнен в виде бегунка, прижимающего магазин, который прочно зафиксирован в верхней части устройства при помощи пружины. В мощных моделях вместо пружины используется стальная пластина, что позволяет степлеру служить дольше. В случае выхода из строя пружины вместо неё можно использовать пластиковую ленту, хотя она не отличается долговечностью и используется преимущественно в дешевых версиях.
2. Еще один важный элемент, на который вам следует обратить внимание при выборе — привод. В зависимости от его типа исполнения бывают механические и электрические степлеры. Для работы в офисе лучше всего приобрести устройство с электрическим приводом, которое за минуту рабочего времени может сшить до 20 листов.
3. Для быстрого и правильного сшивания листов вам нужно не только правильно выбрать степлер, но и скобы для него. В решении этого вопроса рекомендуем ориентироваться на производителя: покупайте расходный материал той же компании, что и приобретенный вами степлер. Работа инструментом, в который были заряжены скобы, не соответствующие инструкции, может вас сильно огорчить. В лучшем случае листы бумаги будут неаккуратно скреплены или в них застрянут скобы, а в худшем — устройство просто выйдет из строя.
4. Скобы для степлера должны быть подходящего размера. Чтобы не ошибиться, ориентируйтесь на мощность устройства. Для более мощных моделей потребуются более толстые скобы.

Если говорить коротко, то нежелательно покупать самые дешевые варианты, а также пластиковые модели. Металлический инструмент мощнее и надежнее.

Выбирайте профессиональные модели, у которых наверху есть регулировочный винт (барашка). Он помогает регулировать усилие, с которым инструмент будет пробивать материал.

Общая информация

Если вас давно интересует вопрос, какой степлер лучше выбрать, то вам вначале не помешает узнать, как устроен этот инструмент для скрепления бумаг.

Принцип работы

В его конструкции имеется металлический желоб для вставки скоб. Для их продвижения вперед предусмотрена специальная пружина или пластина. Последний вариант считается более практичным, поскольку пружина со временем начинает растягиваться и в один прекрасный момент может соскочить с крючков, на которых она закреплена.

Благодаря пластине перемещающий скобы язычок будет плавно работать. его задача заключается в том, чтобы обойма из скоб постоянно находилась у края. Толкательный язычок обычно делают из металла или пластика. И лучше всего, если это будет первый вариант, который отличается повышенной надежностью.

Загрузка степлера

Перед работой скобы нужно поместить во внутренний механизм, после чего, когда вы будете резко нажимать на устройство, из него будут выстреливать скобы и скреплять листы. Когда все скобы обоймы будут израсходованы, для продолжения работы нужно просто вставить новую.

Обычно в полнозагрузочные модели степлеров приходится вставлять одну новую пластину зажатых скоб. Однако есть модели, для замены в которых закончившихся скоб достаточно и половины обоймы.

Понять, как работают карманные и офисные версии степлеров и сколько им требуется скоб, несложно. Вы легко разберетесь, как поменять пластины, для чего вам даже не потребуется искать схему устройства канцелярского степлера.

Нужно только поднять верхнюю крышку и вставить в желоб новую обойму.

Определенные трудности по замене скоб могут возникнуть у владельцев профессиональных устройств. Среди них есть такие модели, которые позволяют загружать 7 видов скоб. Но у них есть одна особенность — они дают возможность пользователям по своему усмотрению выбирать глубину скрепления.

Многие забывают

Перед работой настройте регулировочный винт в соответствии с материалом поверхности, с которой предстоит работать.

Если это жесткая фанера, понадобится сильное пробивание материала, следовательно, стоит установить большое усилие. Если это рыхлая поверхность, усилие необходимо снизить, чтобы не прорвать ткань, или к примеру пвх панель которую вы пристреливаете.

Во время работы рекомендуется одной рукой нажимать на рычаг, а большим пальцем второй руки прижимать регулировочный винт. Тогда отдача будет минимальной и нагрузка распределится в степлере равномерно. Вам удастся забить скобки гораздо лучше.

Разновидности

Сегодня производители выпускают множество разновидностей устройств для скрепления бумаг. Из редких вариантов следует выделить карманные степлеры.

От всех прочих это изделие отличается компактными размерами, которые позволяют разместить этот степлер на ладони. Чаще всего корпус у них выполнен из пластмассы.

Используя такой инструмент, можно одновременно прошить небольшое количество листов бумаги.

Популярностью у потребителей такие изделия пользуются благодаря невысокой стоимости. Однако прежде чем вы решите его приобрести, вы должны узнать, что для интенсивной работы они не подходят. Если вы будете им пользоваться слишком часто, то очень скоро он выйдет из строя, и вам придется подыскивать ему замену.

Сотрудники офисов чаще всего приобретают настольные степлеры. Но следует знать, что соединять с их помощью листы бумаги на весу не стоит. Они должны быть расположены на твердой, ровной поверхности. Если внимательно рассмотреть их корпус, то в нижней части можно увидеть специальное антискользящее покрытие, которое не дает им перемещаться по столу даже во время нагрузки.

Большой степлер канцелярский выделяется среди своих собратьев крупными габаритами. В его конструкции используется специальный рычаг, выполняющий роль главного рабочего элемента. Надавливая на него, можно скрепить необходимое количество листов бумаги. Самые мощные модели могут одновременно соединять не более 260 листов.

Как заправить скобы в приемник

Конструкция всех механических забивателей практически одинакова. Имеется ручка-рычаг, за счет которой происходит нажатие, а внизу степлера находится металлическая пластина, открывающая приемник. Сюда нам и предстоит загрузить скобы.

Прежде чем покупать скобки в строительном магазине, нужно узнать, какой размер подойдет для вашего аппарата. Как правило, на его корпусе указан размер и вид подходящих скоб.

Например, на корпусе нашего степлера указана ширина 12 мм и глубина 6-14 мм. Это означает, что вы сможете зарядить только скобы из этого диапазона.

Скобки меньшего или большего размера не подойдут к приемнику. Размер скоб в миллиметрах также указывается на их упаковке.

Для этого нужно взять ее большим и указательным пальцем с обеих сторон, потом потянуть на себя и слегка вниз. Таким образом, мы отжимаем металлическую лапку на задней поверхности пластины, и вытягиваем металлическую пружину, схожую с той, которая есть в обычном канцелярском сшивателе.

Если в вашем степлере еще остались скобы, они выпадут после вытаскивания пружины. Если их нет, значит, пришла пора поставить новые для дальнейшей работы.

Скобы вставляются в приемник (отверстие в положении буквы «П»). Далее вставляем обратно пружину, закрывая металлическую лапку. Вот и все, инструмент заправлен и готов к работе!

Типы сшивания

Канцелярские степлеры можно разделить по методу скрепления листов.

Среди них самым распространенным вариантом, которым часто пользуются офисные сотрудники, являются устройства закрытого типа сшивания. В процессе работы этот инструмент загибает края скобы внутрь.

Это способ обеспечивает наиболее надежное соединение листов. Поэтому неудивительно, что такие степлеры пользуются наибольшей популярностью.

Ещё бывают степлеры открытого типа. От устройств с закрытым методом сшивания они отличаются тем, что загибают скобы наружу. Они незаменимы, когда требуется временно прошить бумажные листы. В дальнейшем скрепленные листы без труда разъединяются, и на них не остаётся никаких следов.

Некоторые офисные сотрудники иногда приобретают для работы степлеры с прямыми скобами. Их имеет смысл использовать, когда возникает необходимость зафиксировать листы бумаги на специальной доске с мягкой поверхностью. К примеру, это может быть основание, выполненное из пробки.

Дополнительные опции

Покупая канцелярский степлер, мало кому в голову может прийти, что его можно дополнительно усовершенствовать. Однако это не так, и подтверждением тому являются новые модели, которые регулярно выпускают производители с целью повышения удобства их использования.

• Если вы хотите получить в свое распоряжение одну из таких моделей, то советуем при выборе степлера убедиться, что внизу корпуса присутствуют пластиковая подножка или прорезиненные вставки. Они помогут защитить поверхность стола от царапин и других механических повреждений.
• Некоторые модели могут быть дополнительно оснащены таким полезным приспособлением, как дестеплер. Основное его предназначение — разгибание скоб. Оно может потребоваться в том случае, если вы решите разъединить некогда скрепленные листы бумаги. Конечно, вы можете использовать для этого ножницы или ногти, однако это делать не совсем удобно, да и после такого «варварского» способа листы уже не будут выглядеть столь же эстетично, как раньше.

Что делать если скобка застряла

Стоит отметить еще один очень важный момент, который поможет вам в работе. Случается, что скобки загибаются и застревают в выходном отверстии. Их невозможно забить в поверхность и не получается вытащить руками.

В таком случае нам понадобится вытащить магазин подачи полностью.

Такая возможность существует почти для всех профессиональных степлеров.

Для начала придется повторить открытие металлической пластины и вытащить пружину.

Далее посередине нижней части степлера нужно найти железную, слегка выступающую с двух сторон, деталь. Крепко обхватите ее большим и указательным пальцами с двух сторон и с усилием потяните вниз.

Таким образом вы вытащите весь магазин подачи, который находился в инструменте.

Вы увидите замятую скобку, которую теперь легко вытащить руками.

Собрать степлер обратно не составит труда: весь вытащенный блок возвращается на место с нажатием. При этом вы должны услышать щелчок. После не забудьте поставить на место пружину.

Некоторые степлеры могут работать не только со скобками, но и с гвоздиками различных форм. Обозначения, с чем работает степлер, указаны на его корпусе или в инструкции.

Гвоздики заправляюся в степлер аналогично со скобами, но нужно быть внимательным после вытаскивания пружины. Ряд гвоздиков необходимо загрузить по одной из внешних граней буквы «П», а не внутрь этой самой буквы!

Если вы хотите, чтобы при работе степлером он выдавал сразу два гвоздя рядом, загружается второй ряд по второй внешней грани. Далее вставляется пружина и степлер закрывается

Ремонт устройств

Если спустя несколько месяцев активной эксплуатации ваш карманный или настольный степлер вышел из строя, то правильнее будет приобрести вместо него новый. Но иногда с этим инструментом случаются неполадки, которые можно устранить, не прибегая к кардинальным мерам.

• Для начала вам следует разобрать инструмент — для этого снимите корпус и вытащите обойму из жёлоба. Это поможет вам убедиться, что в месте выхода находится несколько застрявших скоб, из-за которых прибор не может правильно работать. Чаще всего именно из-за этого степлеры перестают нормально функционировать.
• Для восстановления работоспособности устройства нужно вытащить все застрявшие скобы. Чтобы вам было проще это сделать, советуем воспользоваться пинцетом или тонкой отверткой. Но будьте осторожны: старайтесь не задеть жёлоб, пружину и толкатель, которые можно очень легко сломать.
• Теперь можно приступать к сборке степлера. Сперва установите на прежнее место пружину, за ней корпус и надавите на верхнюю часть, совместив прежде ее с нижней, с такой силой, чтобы они соединились.

Заключение

Степлер — одна из самых популярных канцелярских принадлежностей, которую активно используют люди различного рода занятий. Этот инструмент имеет довольно простое устройство, но, несмотря на это, весьма эффективно выполняет свою главную функцию — скрепляет листы бумаги. Однако неправильно думать, что он будет работать у вас годами.

Если используемая вами модель не соответствует задачам, то довольно скоро даже самый надежный степлер от именитого производителя выйдет из строя.

Поэтому вам следует с особым вниманием подойти к вопросу выбора этого приспособления. Учтите, что это приспособление должно не только отличаться высокой надежностью, но и быть удобным в эксплуатации.

Поэтому обязательно уделите внимание его эргономическим показателям.

Также вы не должны забывать о том, что лишь при использовании по прямому назначению он сможет долго вам прослужить. Не стоит его перегружать, скреплять им слишком много листов, иначе это приблизит момент его поломки.

С какой стороны скрепляют степлером

она требует от меня скрепления документов в верхнем левом углу

:eek::eek::eek: Почему кладовщица от вас вообще что-то требует? Она ваш начальник?:eek:

Скрепите посередине, чтоб никому обидно не было

С какой стороны скреплять документы степлером

• 1 С какой стороны скреплять документы степлером
• 2 Как правильно прошивать документы по ГОСТУ, фото, схемы и нормы
• 3 Сшивание документов нитками: как правильно пронумеровать для налоговой, образец
• 4 С какой стороны скреплять документы степлером — юрист владислав анохин
• 5 Как правильно скреплять документы степлером
• 6 Как правильно сшивать ниткой и нумеровать документы в делопроизводстве: правила ГОСТ. Как правильно прошить ниткой и пронумеровать документ, тетрадь учета, журнал, договор, папку с документами для налоговой, архива: образец

Обычно нужно сшивать документы нитками, но иногда можно использовать и тонкую ленту (как показано на видео выше). Хотя, многие бухгалтера предпочитают сшивать документы не любыми нитками, а шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. То есть желательна, все же, суровая нить.

Бумагу нужно выбрать папиросную, так как хорошо должен быть виден узелок, соответственно, плотную бумагу использовать нельзя. Наклеивают бумагу-наклейку таким образом, чтобы она закрыла узел и часть длины нитей, которые должны быть свободны (см. фото/видео).

Приклеивать эту бумагу нужно на канцелярский клей (жидкое стекло). Затем ставится печать и ставится подпись (руководителем организации или уполномоченным лицом), при этом края подписи и печати должны выходить за границы бумаги-наклейки.

Все-таки аудиторы, ревизоры — люди без жалости в глазах и без сердца А так как правильно сшивать документы никто никого не учит, то при проверке могут запросто придраться.

Если организация когда-нибудь получала из контролирующих органов требование о представлении документов, то, скорее всего, как сшивать документы представление имеет. Для тех, кого эта участь постигла в первый раз — этот материал.

Внимание, если вы пользуетесь программой для бухгалтерии «Контур бухгалтерия», то документы, подписанные цифровыми подписями, и не продублированные на бумаге, можно распечатать, если потребовалось представление документов по запросу, например, налоговой.

Пользователям программы также доступна возможность загрузить в Контур Бухгалтерию сканированные товарные накладные формата ТОРГ-12 (в том числе на нескольких листах!), и система сама распознает документы и вы увидите их в программе.

Но если нужна не ретроконверсия, а сшивание документов ниткой, то данная статья для вас.

1. У документа все подписи и печати должны быть читаемыми.
2. Любой лист из пачки можно отксерокопировать, не нарушив целостность прошивки.
3. Прошивка должна быть прочной.
4. Листы в пачке пронумерованы и их количество указано цифрой и прописью на наклейке.
5. Документы должны быть заверены подписью и печатью.

Рекомендуем прочесть:  Ндс как налоговый агент кбк 2018

Как правильно прошивать документы

• Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
• Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
• Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

• Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
• Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
• Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
• Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы

В настоящее время единых правил прошивки документов нитками по ГОСТ не существует.

Единый стандарт, определяющий терминологию делопроизводства (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело») не содержит описания данной процедуры.

Таким образом, на законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации, утвержденные Росархивом (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3.

Рекомендуем прочесть:  Ифнс проверка юридического лица по инн

Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации.

Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в архивном хранении.

Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия:

Как правильно прошивать и заверять документы

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см.

В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти.

Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

05 Авг 2018      toplawyer         909      

Как правильно прошивать документы по ГОСТУ, фото, схемы и нормы

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 455-03-75.

Это быстро и бесплатно!

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.

Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:

1. Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы. Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам. Но это не единственное следствие.
2. Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам. Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.

Для чего сшивать документы нитками

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439.

Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…

Что действительно важно:

Как вставить скобы в степлер, как заправить скобами для бумаги степлер канцелярский, как пользоваться

Первое приспособление для сшивания бумаги было изготовлено в XVIII веке для французского императора Людовика XV. Каждая скоба была отмечена знаком королевского двора.

В 1867 г. Д. Макгилл получил патент на пресс, который позволял скреплять листы с помощью латунных приспособлений.

Его устройство стало основой для современных сшивателей. Современные устройства имеют меньшие размеры и вес. Их гораздо удобнее использовать.

Как зарядить скобы своими руками

Для заправки степлеров разных видов выполните следующие действия:

Поставьте степлер на предохранитель.

Фиксатор механического степлера

Извлеките толкатель с пружиной. Вставьте блок со скобами. Поставьте толкатель на место. Фиксатор установите в исходное положение.

Заправка механического степлера

Если фиксатора нет, то слегка нажмите на толкатель. Потяните его вниз и на себя.

Толкатель механического степлера

Фиксатор молоткового степлера

Кнопка включения и рычаг

Стопор магазина пневматического степлера

Важные нюансы

При приобретении устройства для соединения бумаг важно учесть то, насколько вы активно будете его использовать. Если вы планируете часто его эксплуатировать, тогда обратите внимание на металлические варианты. Они считаются более надежными и прослужат дольше. В иных случаях подойдут обычные пластмассовые устройства. Принцип работы у них абсолютно одинаков.

Также важно учесть, что степлеры различаются по мощности. От этого показателя зависит то, сколько сможет скрепить ваше устройство листов за один раз.

Кстати, важно также правильно выбирать скобы для канцелярского степлера. Желательно знать не только их размер, но и производителя. При этом надо учесть, что для более мощных устройств необходимы толстые скобы.

Иначе они будут гнуться и ломаться при попытках прошить ими пачку бумаг.

Кроме того, надо знать, что есть устройства, которые работают только при упоре на стол или иную ровную поверхность. Если таким степлером пытаться скрепить бумаги на весу, то скобы будут выпадать или деформироваться.

Что делать, если скобка застряла

В процессе использования степлера строительного нередко возникает такая проблема, как поломка скобы внутри приемника.

Крепежные элементы часто загибаются или застревают в выходном отверстии, что сопровождается многими проблемами. Для восстановления работоспособности потребуется достать магазин со скобами полностью.

Профессиональные модели имеют съемный приемник, поэтому ремонт не займет много времени.

Повторная сборка инструмента не требует больших усилий: вытащенный магазин ставится на прежнее место, после чего должен прозвучать характерный щелчок. Дальше останется вернуть пружину в паз.

Если вы используете механический инструмент, не забудьте отрегулировать специальный винт, применяя для проверки черновой материал. Во время данного этапа нужно вращать его от минимума к максимуму. Если скоба хорошо закрепилась с первого выстрела, переходите к работам на «чистовике». В других случаях потребуется повторение процедуры.

Мебельный степлер относится к универсальным строительным приспособлениям, которые подходят не только для обивочных мероприятий, но и более сложных работ. Если правильно пользоваться таким инструментом, он прослужит достаточно долго и качественно.